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    如何提高工作效率?


    1.習慣打腹稿,列提綱

    做事不打腹稿就立即行動的人,看似執行力很強,實則思路混亂,浪費的時間更多。

    動手做事前,先把整個事情的框架步驟在腦海里過一遍,這就是打腹稿。正確的做事方法,是先把大體的步驟規劃好,比如第一步做什么,要解決什么問題,得出什么結果。

    接著調配好資源,比如時間和人力;最后再行動,并且在行動的過程中不斷調整和優化步驟。如果記性不好打腹稿有困難,就借助紙筆把步驟提綱寫下來,然后對照著一步步去做。一開始花的這點時間,能給你后面節約一大把時間。

    2.不要同時腳踏 N 條船

    現在很流行多任務處理。但多任務處理的真正意思不是說同時能做好幾件事情,而是能在短時間里合理安排好各項事務的輕重緩急,每件事都做得有條不紊。

    提升工作效率的真諦絕不是分散精力,而是合理利用時間。做一件事就保持專一,千萬不要同時腳踏 N 條船。

    比如現在你需要在規定時間里完成 3 項工作。此時千萬不要 3 項工作同時進行,而是評估好每件工作需要花費的時間及資源消耗,再做出最優解分配。

    例如 3 項工作你評估下來,A 需要花 15 分鐘,B 需要花 40 分鐘,C 需要花 10 分鐘。但是做 B 的時候,中途有 20 分鐘是等同事幫你找資料,你只需要等待就好。

    這相當于多出來 20 分鐘的盈余,那么就可以順帶把 C 做完,同時還能留 10 分鐘時間給 A。所以此刻的最優解是,先做 B,然后在等待找資料的時間里把 C 做完,接著再把 A 做完,最后等到資料找好后把 B 收尾。這就叫時間管理。

    3.學會拆分節點

    當目標過于復雜龐大的時候,就把它拆分成一個個小節點。

    比如對一個從沒有接觸過模型的人來說,讓他親手做一個下面這樣的戰艦模型出來,肯定會一臉懵逼。哪怕是看說明書,也會被密密麻麻的文字和圖示搞得暈頭轉向。

    這時就要運用拆分的思路,把這艘戰艦拆分成若干部分,也就是“組成戰艦”這個大任務下面的若干節點。比如從左往右粗略分,可以分為船頭,船身和船尾;按照功能模塊分,可以分成甲板,駕駛艙,炮臺,瞭望塔等等。接著把每一個部分當做小任務去完成,你會發現簡單得多。

    拆分的目的,是把本來不知道該怎么做的事情,變成若干個你看了就知道該做什么的事情。

    牢記一點,大目標由若干個中目標組成,中目標又由若干個小目標組成。當這個思路運用嫻熟之后,你會發現這個世界上任何事情都可以“拆”。這是一個既降低難度又能提高效率的的好方法。

    4.做最小可行性驗證

    互聯網創業里有個 MVP(最小可行性產品)的概念,指的是一開始做一個包含最基本功能的產品原型,然后不斷進行迭代和優化。

    這么做的好處,是避免了一步錯導致步步錯的局面。工作也是一樣的道理。

    當一件工作是由「多個重復模塊」構成的,你就可以單獨拎出一個模塊來先測試它的可行性,然后再復制到其他模塊上去。

    比如搜集案例資料這種工作,搜集 1 個案例和搜集 10 個案例的方法論是一樣的,不同點在于同一個方法框架下的具體信息是什么。

    這時你可以先做好一個案例,然后去和領導驗證方法論的正確性,把 1 個案例搜集做到完美無缺后再復制到剩下的 9 個案例上;

    而不是一口氣把 10 個案例都做好了,結果發現方法錯了 10 個都得推翻重做。

    職場上這種“可復制”的工作有很多,從最小最簡單的那一件開始做起,能節省不少時間。

    5.把最難的事情放在開頭做

    學知識要由易到難,做事情要由難到易。

    把最難的工作放在開頭做,你會發現接下來事情越做越順,心情越來越好,效率越來越高。這個過程就像騎車下坡,一路酣暢淋漓。

    可如果反過來,先做容易的再做難度大的,會接二連三遇到卡殼。難度每上一個臺階都會打擊自信心,這個過程就是推車上坡,一直在用力,一直在喘氣。

    所以如果條件允許,建議大家在開始做事前先把最難的部分挑出來,集中精力和資源攻克最大的難題。通常這些難題不外乎以下幾種:

    1)理思路-也就是前文提到的列大綱。先做什么,再做什么,著重解決哪些問題,時間計劃怎么安排,具體落實到哪些結果上。思路一旦混亂,后面一發不可收拾。

    2) 找原因-導致出現問題的根源在哪里。原因沒有找對,后面所有的解決方案都是空談。

    3)配資源-完成目標需要哪些資源配合,包括人力、物力、財力、時間等等。很多時候事情做不好不是計劃出了問題,而是資源沒有配備到位導致。

    所以一開始就要把所需的資源準備好,不要走一步看一步,出問題了又手忙腳亂。

    6.學會迅速復盤

    復盤的意義在于,成功的經驗再接再厲,失敗的錯誤不要再犯第二次。

    和大家分享一個我的簡易復盤思路(如下圖):

    表格中的縱向分為計劃、實際和原因。其中“計劃”描述的是準備計劃時候的設想;“實際”描述的是現實操作后的實際情況;“原因”描述的是對比了設想和實際后,找出導致落差的原因所在。

    表格中的橫向分為資源、流程和結果。其中“資源”指的是達成目標所需的所有外部配合力量(比如時間、人力、信息等);“流程”指的是執行操作時的步驟順序;“結果”就是最終的產出效果。

    作者:秋葉PPT
    鏈接:https://www.zhihu.com/question/23969798/answer/1760479499
    來源:知乎


    君岛美绪

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